文件不在手上，或者不能用了

什么情况下必须重新取得文件

通常有四种原因，而且都是在窗口前才暴露出来的：

• 覆膜。塑封膜使表格和印章无法核验，而揭膜又必然损坏文件。
• 苏联时期的表格。苏联和1990年代初的表格并非总能加盖海牙认证：如果登记簿中存有记录，按现行格式重新取得证明更简单。
• 涂改和补注，即使经过确认，即使是主管机关本身多年前所作。
• 磨损：印章模糊、破损、字迹无法辨认。

户籍登记证明补发件：在任何地方，而不是在原登记地

这是最需要知道、也最常被忽略的一点。补发件不是由登记该事项的那个机关出具，而是由您在申请中指明的机关出具。《关于户籍登记的联邦法律》第9条第4款对此有规定：该文件“由申请人在申请中指明的户籍登记机关出具”。同一条款还规定，本人亲自申请的，证明当天出具。

这一点之所以成为可能，是因为户籍登记记录已经汇集到统一的国家登记簿中：机关不必再向另一个城市索取纸质簿册，因为记录在系统中就能看到。

这为什么会改变加盖海牙认证的地区

户籍登记文件的海牙认证，由出具该文件的那个联邦主体的机关加盖。重要的是出具文件的机关，而不是当初在哪里登记的。

这就是全部要点所在。假设证明在符拉迪沃斯托克出具，而您住在莫斯科。只要文件还在手上、还能用，就只有滨海边疆区能为它加盖海牙认证：您得跨越全国跑一趟或寄一趟。但如果文件反正必须重新取得，那么补发件可以在莫斯科出具——由莫斯科的机关加盖海牙认证。这趟路程就完全省去了。

还有第二个不那么明显的好处。加盖海牙认证的时限是5个工作日，但如果主管机关需要向出具文件的一方索取签名和印章样本，时限会延长到30天。刚刚在当地出具的证明不需要这样的核验。

毕业证书或中学毕业证书的补发件

学历文件的规则不同：补发件由出具原件的院校出具。如果院校已经关闭，由其权利继受者出具；如果没有继受者，由保存档案的联邦主体教育主管机关出具。院校自行规定办理时限；没有统一标准，因此我们不预先给出时间。补发件加盖海牙认证的方式与原件完全相同。

无犯罪记录证明：重新出具，而不是补发

这份证明又有所不同：根本不存在可以丢失的“原件”。它按申请当日的情况出具，反映的是当天的记录，因此过期的证明不是修补，而是重新申请。证明本身免费，也不与常住登记地挂钩：您可以向任何一个联邦主体的俄罗斯内务部信息中心申请。制作时间最多30个日历日。

一开始就写明用途至关重要：“用于俄罗斯联邦境外”。按“个人使用”申请的证明使用另一种格式，无法加盖海牙认证，这意味着要重新申请，再等一个月。

委托书：措辞我们免费提供

只有凭公证委托书才能代他人领取文件。在俄罗斯境内，任何公证员都可以办理公证；在国外由俄罗斯领事馆办理。人们常在措辞上出错：一份仅写“代为行使权利”、没有明确授权领取户籍登记文件补发件的委托书，会在窗口被拒收，而在国外重做意味着再预约一次领事馆、再等一个月。

因此，在您向我们订购任何服务之前，我们就会免费提供适合您情况的措辞。公证费用按公证员或领事馆自定的标准支付，这一点我们无法影响。

我们需要您提供什么

• 您的护照：资料页的扫描件或照片。
• 公证委托书，如果由我们代领文件的话。在国外由俄罗斯领事馆办理公证，在俄罗斯由任何公证员办理。
• 登记事项的信息：登记的是什么、在哪里、大致在什么时候。确切日期并非必需，因为是通过登记簿检索的。

我们不做什么

• 我们不替户籍登记机关作决定。如果登记记录有误或者查找不到，更正是另一套程序：我们会协助提交申请，但结果不取决于我们。
• 我们不承诺毕业证书补发件的办理时限：时限由院校规定。
• 我们不打包收费。海牙认证、翻译和寄递分别计费，不因“套餐”而加价。