Документа нет на руках или он негоден

Когда документ придётся получать заново

Причин обычно четыре, и все они выясняются уже в окне приёма:

• Ламинация. Плёнка не даёт проверить бланк и печать, а снять её без повреждения документа нельзя.
• Советский образец. Бланки СССР и ранних девяностых апостилируют не везде и не всегда: если запись акта есть в реестре, проще получить свидетельство на действующем бланке.
• Исправления и дописки — даже заверенные, даже сделанные самим ведомством много лет назад.
• Износ: потёртая печать, надрывы, нечитаемые записи.

Повторное свидетельство ЗАГС: где угодно, а не по месту записи

Это главное, что стоит знать, и что чаще всего упускают. Повторное свидетельство выдаёт не тот орган, где регистрировался акт, а тот, который вы сами укажете в запросе. Так прямо написано в пункте 4 статьи 9 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»: документ «выдаётся органом записи акта гражданского состояния, указанным в запросе лица». Там же сказано, что при личном обращении свидетельство выдают в день обращения.

Это стало возможным, когда записи актов собрали в единый государственный реестр: органу ЗАГС больше не нужно запрашивать бумажную книгу в другом городе, запись видна в системе.

Почему это меняет регион апостилирования

Апостиль на документ ЗАГС ставит орган того субъекта, который выдал документ. Проверить это легко по основаниям для отказа: управление отказывает, если документ «выдан органом… на территории другого субъекта Российской Федерации» — так, например, сформулировано в порядке Управления ЗАГС Республики Татарстан. Значение имеет выдавший орган, а не место, где когда-то регистрировался акт.

Отсюда следствие, ради которого всё и затевается. Свидетельство выдано во Владивостоке, вы живёте в Москве. Пока документ на руках и годен — апостиль ставит только Приморский край: ехать или отправлять почтой через всю страну. Но если документ всё равно получать заново, повторное свидетельство можно получить в Москве — и апостиль поставит московский орган. Дорога отпадает целиком.

Есть и второй выигрыш, менее заметный. Срок проставления апостиля — пять рабочих дней, но его продлевают до тридцати, если органу нужно запросить образец подписи и печати у того, кто выдал документ. Свежее свидетельство, выданное здесь же, такой проверки не требует.

Дубликат диплома или аттестата

С документами об образовании порядок другой: дубликат выдаёт то учебное заведение, которое выдало подлинник. Если оно закрылось — правопреемник, а если правопреемника нет — орган управления образованием субъекта, где хранится архив. Срок устанавливает само заведение, единого норматива нет, поэтому назвать его заранее мы не беремся. Апостиль на дубликат ставится так же, как на подлинник.

Что нужно от вас

• Паспорт — скан или фотография разворота.
• Нотариальная доверенность, если документ получаем мы. За границей её удостоверяет консульство России, в России — любой нотариус.
• Сведения о записи: что регистрировалось, где и примерно когда. Точную дату помнить не обязательно, поиск идёт по реестру.

Чего мы не делаем

• Не решаем за ЗАГС. Если в записи акта ошибка или запись не находится, это отдельная процедура исправления — поможем подать заявление, но результат зависит не от нас. Об этом отдельно: «Ошибки и исправления».
• Не обещаем срок по дубликату диплома — его устанавливает учебное заведение.
• Не совмещаем оплату. Апостиль, перевод и доставка считаются отдельно, по своим услугам, без наценки за «комплекс».