Кадровым службам

Рабочая виза, вид на жительство и аккредитация специалиста почти всегда требуют один и тот же набор: документ об образовании, справка об отсутствии судимости, а если сотрудник едет с семьёй — свидетельства о браке и о рождении детей. Каждый из них апостилируется своим органом, и это главное отличие от корпоративных документов, где всё сводится к нотариусу и Минюсту.

Диплом апостилирует орган управления образованием субъекта, справку о несудимости — информационный центр МВД, свидетельства ЗАГС — орган ЗАГС того субъекта, где составлена запись. Последнее — частая неприятность: свидетельство о рождении, выданное во Владивостоке, апостилирует только Приморский край, независимо от того, где сотрудник живёт сейчас. Обходной путь есть: повторное свидетельство выдаёт любой орган ЗАГС по выбору заявителя, и апостиль потом ставит тот субъект, который выдал повторное.

Пошлина за апостиль — 2 500 ₽ за документ (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса). На семью из четырёх человек с дипломами и свидетельствами это обычно шесть–восемь документов.

Проверить страну стоит до того, как начинать: апостиль подходит не всем. Из 196 стран справочника он принимается в 109, для 65 нужна консульская легализация, а с 22 странами действует договор о правовой помощи и документы принимают без штампов вовсе — в том числе с Казахстаном, Беларусью и Арменией, куда сотрудников переводят чаще всего.

Для перевода документов на язык принимающей страны важно, чей перевод там признают. В части стран достаточно перевода, заверенного российским нотариусом, в части нужен присяжный переводчик на месте — тогда апостиль ставится на оригинал, а перевод делается уже за границей.