Что такое апостиль

Апостиль — ударение на последний слог, апостИль, так же как во французском первоисточнике apostille. Это специальный штамп на официальном документе, который подтверждает три вещи: что подпись на документе подлинная, что человек, поставивший подпись, действительно занимает указанную должность, и что оттиск печати или штампа на документе соответствует образцу. Апостиль не переводит документ, не оценивает его содержание и не подтверждает изложенные в нём факты — только подлинность подписи, печати и полномочий того, кто документ подписал или заверил.

Апостиль появился по Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов. Россия — участница конвенции с 1992 года как правопреемник СССР, который присоединился в 1991 году. Смысл апостиля — заменить длинную цепочку заверений (нотариус, министерство, посольство) одним штампом, который признают без дополнительных подтверждений все остальные страны — участницы конвенции.

Как выглядит апостиль

Форма апостиля закреплена в приложении к конвенции: все страны ставят штамп одного образца, отличаются только язык заполнения и типография бланка. Штамп квадратный, сторона не менее 9×9 см. Наверху — заголовок на французском языке: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)». Ниже — десять пронумерованных полей: страна происхождения документа; кем подписан документ; в каком качестве действовало это лицо; печать или штамп органа, поставившего подпись; город и дата проставления апостиля; орган, проставивший апостиль; номер апостиля; печать этого органа; подпись должностного лица. Апостиль ставится на сам документ, на его оборотную сторону или на отдельный лист, скреплённый с документом, — это зависит от органа и вида документа.

Апостиль и консульская легализация — в чём разница

Обе процедуры решают одну задачу: подтвердить подлинность российского документа для другой страны. Разница — в числе шагов. Апостиль — один штамп от одного органа. Консульская легализация — цепочка из нескольких заверений: нотариус, затем территориальный орган Минюста, затем консульский департамент МИД России, и в конце — консульство страны назначения в Москве. Апостиль действует для стран — участниц Гаагской конвенции, легализация — для стран, у которых с Россией нет ни этой конвенции, ни отдельного договора о правовой помощи.

Когда апостиль не нужен вообще

Апостиль не ставят на документы, которые остаются в России. И апостиль не нужен, если документ едет в страну, с которой у России есть договор о правовой помощи, — тогда документ принимают вообще без легализации, иногда с переводом. Так работает, например, с Казахстаном по Минской конвенции 1993 года. Разобраться, какой из трёх вариантов — апостиль, легализация или ничего — нужен для конкретной страны назначения, помогает страница «Нужен ли апостиль» и таблица стран.

Кто ставит апостиль в России

Порядок регулирует Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации». Апостиль ставит не единое ведомство, а тот орган, который либо выдал документ, либо отвечает за эту категорию документов: органы ЗАГС субъектов — на свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и перемене имени; органы управления образованием субъектов по поручению Рособрнадзора — на дипломы, аттестаты и справки об обучении; территориальные органы Минюста — на нотариальные, учредительные и судебные документы; МВД — на справки о наличии или отсутствии судимости; Росархив и архивы субъектов — на архивные справки; Минобороны — на документы о военной службе; Генеральная прокуратура — на прокурорские документы. Подробный разбор по каждому типу документа — на странице «Где поставить апостиль».

Сколько действует апостиль

Сама Гаагская конвенция не устанавливает срок действия апостиля: однажды проставленный, он не «истекает» как таковой. Но у принимающей стороны почти всегда есть собственные требования к «свежести» документа, на который апостиль поставлен. Например, справку о несудимости многие консульства и учебные заведения принимают только в течение ограниченного срока с даты выдачи самой справки, а не апостиля — подробнее об этом документе на странице «Справка о несудимости». Поэтому срок годности нужно уточнять не по апостилю, а по требованиям конкретного ведомства и страны назначения на дату подачи — единого правила здесь нет.

Подлинность самого апостиля, поставленного в России, можно проверить отдельно от вопроса о сроке годности: орган, который его выставил, ведёт реестр апостилей с номером и датой, и по этим данным можно свериться, что штамп на документе не поддельный. Это отдельная процедура, никак не связанная с тем, устарел документ или нет.