Как выглядит апостиль и документы для подачи

Форма штампа апостиля закреплена в приложении к Гаагской конвенции 1961 года и одинакова для всех стран-участниц, включая Россию. Отличаются детали заполнения и то, на какую часть документа этот штамп ставит конкретное российское ведомство — а вот здесь единообразия меньше, чем кажется.

Форма апостиля: десять полей

Квадратный штамп со стороной не менее 9×9 см. Наверху — заголовок на французском языке, как того требует конвенция: «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)». Ниже — десять пронумерованных полей: страна происхождения документа; кем он подписан; в каком качестве действовало это лицо; печать или штамп на документе; город и дата проставления апостиля; орган, проставивший апостиль; номер апостиля; печать этого органа; подпись должностного лица. Если заголовка на французском или части этих полей нет — перед вами не апостиль, а какая-то другая отметка, например обычная нотариальная удостоверительная надпись.

Апостиль ЗАГС, Минюста, образования и МВД — разный вид одного штампа

Содержание десяти полей одинаково у всех, но кто подписывает и куда физически крепится штамп — отличается по ведомствам, поскольку каждое работает со своим документом. Апостиль свидетельства ЗАГС и апостиль на справку о несудимости от МВД, как правило, ставятся прямо на обороте бланка — это документы на одном листе. Апостиль на нотариальную копию или перевод от Минюста и апостиль на диплом от органа образования обычно оформляются отдельным листом, скреплённым с пакетом документов, — потому что копия, перевод и диплом с приложением сами по себе многостраничные. Подробное сравнение — в таблице ниже; какой орган отвечает за какой документ — на странице «Где поставить апостиль» и в разделе «Документы».

Электронный апостиль и реестр

С июля 2022 года апостили ЗАГС можно проверить в электронном реестре ЕГР ЗАГС — по номеру, дате апостиля и названию органа ЗАГС либо по QR-коду на самом штампе. Отдельно Минюст России в рамках международной программы e-APP оформляет электронный апостиль для электронных документов, но это не замена бумажному: для большинства случаев — свидетельств ЗАГС, дипломов, справок о несудимости — апостиль по-прежнему ставится как обычный бумажный штамп на бумажном документе. Принимает ли электронный апостиль конкретная страна назначения, лучше уточнять у ведомства на дату обращения — практика здесь меняется быстро.

Заявление на апостиль

Форму заявления утверждает каждое ведомство своим регламентом, но по смыслу они близки. Обычно в заявлении указывают: ФИО заявителя полностью, как в паспорте (а если подаёт представитель — ещё и его данные, и реквизиты доверенности); точное название документа с номером и датой выдачи; страну назначения — конкретное государство, а не формулировку вроде «за границу» или «несколько стран»; контактные телефон и почту заявителя. Бланк обычно можно скачать на сайте ведомства или получить на месте при подаче.

Квитанция об оплате госпошлины

Пошлина за апостиль фиксированная — 2500 рублей за документ, по пп. 48 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ, независимо от ведомства. А вот реквизиты оплаты — получатель платежа и код бюджетной классификации (КБК) — совпадением не назовёшь: они разные не только у разных ведомств (ЗАГС, Минюст, орган образования, МВД), но и в разных регионах даже для одного и того же ведомства, поскольку пошлина зачисляется в бюджет по месту оказания услуги. Универсального набора реквизитов на все случаи не существует — актуальные нужно брать на официальной странице именно того органа, куда подаётся документ, и на дату оплаты, а не из инструкции годичной давности.